Jest to umowa która dotyczy lokali mieszkalnych i zawierana jest pomiędzy Wynajmującym którym jest osoba fizyczna, osoba prawna np. spółka z ograniczona odpowiedzialnością, spółka akcyjna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej np. spółka jawna lub inna spółka osobowa która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali a Najemcą.
Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej. Umowa najmu instytucjonalnego zawarta powinna być na czas określony. Ustawa nie określa na jaki okres może być zawarta umowa najmu instytucjonalnego więc może to być okres dowolny np. kilka miesięcy lub lat a nawet kilkanaście lub kilkadziesiąt lat. Do umowy najmu okazjonalnego załącza się sporządzone w formie aktu notarialnego oświadczenie Najemcy w którym w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu opróżnienia lokalu, oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje.
Zawarcie umowy najmu instytucjonalnego może być uzależnione od zapłaty przez Najemcę na rzecz Wynajmującego kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu instytucjonalnego lokalu przysługujących właścicielowi oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu instytucjonalnego lokalu. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela.
Umowa najmu instytucjonalnego poza okresem obowiązywania umowy, określenia wysokości kaucji powinna także zawierać opłaty inne niż czynsz do jakich zobowiązany jest Najemca oraz zasady podwyżki lub waloryzacji czynszu. Po wygaśnięciu umowy Najemca zobowiązany jest opróżnić lokal. Jeżeli Najemca nie opróżnia lokalu Wynajmujący doręcza najemcy z podpisem poświadczonym urzędowo ( notarialnie) żądanie opróżnienia lokalu w którym wskazuje osoby mające opuścić lokal termin opróżnienia lokalu nie krótszy niż 14 dni o doręczenia żądania, umowę najmu instytucjonalnego oraz przyczynę ustania najmu.
Jeśli Najemca się nie wyprowadzi Wynajmujący może wnieść do Sądu Właściwego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności dla aktu notarialnego w którym Najemca poddał się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu. Akt taki po nadaniu klauzuli wykonalności zastępuje prawomocne orzeczenie Sądu nakazujące eksmisję i podlega wykonaniu przez Komornika Sądowego.
