Niezbędne dokumenty:
1. Podstawa nabycia prawa do lokalu mieszkalnego, nieruchomości gruntowej niezabudowanej, nieruchomości gruntowej zabudowanej, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Podstawa nabycia jest bardzo ważnym dokumentem koniecznym do okazania Notariuszowi przy sporządzeniu aktu notarialnego. Podstawa nabycia to dokument, na podstawie którego obecny właściciel lub właściciele nabyli swoje prawa do lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość.
W zależności od konkretnej sytuacji podstawą nabycia może być między innymi jeden z wymienionych dokumentów:
a) Akt notarialny
Wypisy z aktów jeśli ich nie mamy, można uzyskać w Kancelarii Notarialnej w której dokonywano czynności do 10 lat wstecz od daty aktu notarialnego a później w Sądzie Rejonowym Właściwym ze względu na miejsce położenia nieruchomości. W Kielcach będzie to Sąd Rejonowy w Kielcach VI Wydział Ksiąg Wieczystych znajdujący się przy ul. Malików
b) Orzeczenie Sądu
Odpis orzeczenia można uzyskać we właściwym Sądzie gdzie toczyły się w/w sprawy.
c) Akt własności
Do uzyskania w Starostwie Powiatowym Powiatu w którym położona jest nieruchomość.
d) Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
Do uzyskania ze Spółdzielni Mieszkaniowej do której należy budynek w którym jest Lokal.
2. W przypadku gdy podstawą nabycia jest umowa darowizny dokonana po 2007 roku, konieczne jest okazanie przez osobę która jest właścicielem nieruchomości i chce ją zbyć) (np. sprzedać, darować) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego z którego wynika, że nastąpiło rozliczenia właściciela z Urzędem Skarbowym z tytułu nabycia w drodze darowizny. Bez tego dokumentu notariusz zgodnie z prawem nie może dokonać żadnej czynności.
Kwestia zaświadczenia, potwierdzającego zwolnienie z podatku została określona w art. 19 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn który stanowi
„Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma być sporządzony, lub dokumentu, co do którego notariusz ma uwierzytelnić podpis, ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem m.in. darowizny, to notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia”.
UWAGA!
Konieczność uzyskania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego zwolnienie od podatku od spadków i darowizn nabycia własności rzeczy lub praw majątkowych tytułem darowizny lub spadku dotyczy także osób najbliższych zwolnionych z podatku.
3. W przypadku gdy podstawą nabycia jest, Akt Poświadczenia Dziedziczenia lub Postanowienie Sądu o Stwierdzeniu nabycia Spadku ewentualnie Postanowienie w przedmiocie stwierdzenia Zasiedzenia konieczne jest okazanie przez osobę która jest właścicielem nieruchomości i chce ją zbyć zaświadczenia z Urzędu Skarbowego z którego wynika, że nastąpiło rozliczenia właściciela z Urzędem Skarbowym z tytułu nabycia w drodze spadku. Bez tego dokumentu notariusz zgodnie z prawem nie może dokonać żadnej czynności.
Kwestia zaświadczenia, potwierdzającego zwolnienie z podatku została określona w art. 19 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn który stanowi
„Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma być sporządzony, lub dokumentu, co do którego notariusz ma uwierzytelnić podpis, ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem m.in. darowizny, to notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia”.
UWAGA!
Konieczność uzyskania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego zwolnienie od podatku od spadków i darowizn nabycia własności rzeczy lub praw majątkowych tytułem darowizny lub spadku dotyczy także osób najbliższych zwolnionych z podatku.
4. Dane Stron czynności notarialnej takiej jak (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dokumentu tożsamości – paszport lub dowód osobisty wraz z dowodem ważności, PESEL, adres zamieszkania).
5. W przypadku gdy czynność dotyczy firm:
- Dane firmy, KRS, NIP, REGON, Siedziba i adres oraz sposób reprezentacji wynikający z umowy lub odpisu z Rejestru KRS;
- uchwała Wspólników lub Innego Organu Uprawnionego w Spółce wyrażająca zgodę na zbycie lub nabycie nieruchomości, jeśli jest konieczna. Jeżeli z treści umowy, Statutu lub innego aktu wewnętrznego nie wynika okoliczność, że postanowienia do treści czynności notarialnej zależne będą od rodzaju czynności i tak w przypadku umów sprzedaży będą to takie elementy jak cena, sposób i termin jej zapłaty (gotówka, przelew, płatność z kredytu) oraz data wydania nieruchomości.
6. Wypis z rejestru gruntów - Starostwo Powiatowe Wydział Geodezji miejsca położenia nieruchomości.
Jest to dokument urzędowy wydawany dla celu wpisu w księdze wieczystej przez Starostwo powiatowe położenia nieruchomości- Wydział właściwy ds. Geodezji. Z treści tego dokumentu wynika jaka jest aktualna powierzchnia nieruchomości gruntowej w metrach kwadratowych, gdzie nieruchomość jest położona ( województwo, powiat, gmina, miejscowość, obręb,) z jakich działek o jakich numerach ewidencyjnych się składa o jakiej powierzchni są działki i kto jest wpisany do tego rejestru jako właściciel.
W przypadku aktów notarialnych, których przedmiotem jest nieruchomość gruntowa wypis z rejestru gruntów to podstawowy dokument zarówno dla Notariusza jak i dla Sądu, który prowadzi Księgę Wieczystą. Bez tego dokumentu nie jest możliwe dokonanie wpisu w Księdze Wieczystej, a gdy nie ma Księgi Wieczystej lub Księga Wieczysta ma być zakładana dla części nieruchomości ( jednej lub kilku działek) nie jest możliwe założenie Księgi Wieczystej.
Wypis z Rejestru Gruntów jest zatem niezbędny w celu wpisu danych do działu I Księgi Wieczystej, gdyż to ten dokument przesądza o powierzchni nieruchomości, jej położeniu i charakterze (rolna symbol (R), leśna symbol (Ls), budowlana symbol (B), zurbanizowania nie zabudowana symbol (Bp), przemysłowa symbol (P), drogowa symbol (dr.) itp.
7. Zaświadczenie stwierdzające, że grunt w perspektywie nie jest przeznaczony pod zalesienie – Starostwo Powiatowe miejsca położenia nieruchomości.
Ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach wprowadza obowiązek sporządzania tzw. Planów Urządzenia Lasu w tym uproszczonych planów urządzenia lasu. Plany uproszczone jak również decyzje Starosty w zakresie gospodarki leśnej zgodnie z art. 18 i 19 w/w ustawy mogą przewidywać, że nieruchomości gruntowe przeznaczone będą docelowo do zalesienia. W takim wypadku na rzecz Skarbu Państwa przysługuje prawo pierwokupu nieruchomości przeznaczonej na cele leśne. Sprzedaż takiej nieruchomości z pominięciem prawa pierwokupu skutkuje jej nieważnością bezwzględną. Tak więc w interesie wszystkich stron transakcji i bezpieczeństwa obrotu jest to aby pozyskać zaświadczenie które jako dokument przesądza czy dla danej działki lub działek gruntowych jest prawo pierwokupu z tym związane.
8. Zaświadczenie z Urzędu Miasta/Gminy miejsca położenia nieruchomości stwierdzające czy nieruchomość jest objęta Miejscowym Planem Zagospodarowania Przestrzennego, Czy jest objęta strefą rewitalizacji, czy leży na terenie strefy ekonomicznej.
Ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach wprowadza obowiązek sporządzania tzw. Planów Urządzenia Lasu w tym uproszczonych planów urządzenia lasu. Plany uproszczone jak również decyzje Starosty w zakresie gospodarki leśnej zgodnie z art. 18 i 19 w/w ustawy mogą przewidywać, że nieruchomości gruntowe przeznaczone będą docelowo do zalesienia. W takim wypadku na rzecz Skarbu Państwa przysługuje prawo pierwokupu nieruchomości przeznaczonej na cele leśne. Sprzedaż takiej nieruchomości z pominięciem prawa pierwokupu skutkuje jej nieważnością bezwzględną. Tak więc w interesie wszystkich stron transakcji i bezpieczeństwa obrotu jest to aby pozyskać zaświadczenie które jako dokument przesądza czy dla danej działki lub działek gruntowych jest prawo pierwokupu z tym związane.
UWAGA:
Jeśli nieruchomość będąca przedmiotem transakcji to nowo wydzielona działka należy dodatkowo przedstawić:
1. Wyrys z mapy ewidencyjnej – do uzyskania w Starostwie Powiatowym miejsca położenia nieruchomości
W takiej sytuacji Wyrys należy pobrać dla wszystkich działek, gdyż bez tego dokumentu założenie Księgi Wieczystej nie jest możliwe.
W drugiej kolejności wyrys będzie konieczny w wypadku gdy jest co prawda założóna Księga Wieczysta jednak powierzchnia nieruchomości gruntowej ( jednej lub kilku działek) wpisana do Księgi Wieczystej różni się od powierzchni jaka jest wpisana w wypisie z rejestru gruntów.
W takim wypadku należy pozyskać ze Starostwa Powiatowego wyrys z wypisem z rejestru gruntów w celu sprostowania powierzchni nieruchomości w Księdze Wieczystej.
Co do powierzchni nieruchomości decydujące znaczenie mają dane z ewidencji gruntów ( wypis i wyrys), gdyż to na ich podstawie Sąd prowadzący Księgi Wieczystej dokonuje wpisów powierzchni i numerów działek do działu I Księgi Wieczystej.
Wypis wraz z wyrysem będzie konieczny do okazania w Kancelarii Notarialnej także w wypadku dokonania podziału geodezyjnego nieruchomości. Po dokonanym podziale zawsze należy wyciągnąć wypis i wyrys z rejestru gruntów w celu załączenia tych dokumentów do wniosku wieczystoksięgowego, aby Sąd dokonał stosowanych wpisów i adnotacji. Pozwala to na zachowanie spójności pomiędzy Księgą Wieczystą a Ewidencją Gruntów.
W przypadku sprzedaży, darowizny lub innej transakcji związanej z nowo wydzieloną działką należ także przedstawić mapę z planem podziału sporządzoną przez uprawnionego geodetę opieczętowaną przez Starostwo oraz decyzję Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta zatwierdzającą dokonany podział. Decyzja taka musi mieć adnotację o dacie w jakiej stała się ostateczna.
Są to dokumenty konieczne z uwagi na prawidłowe sporządzenie Aktu Notarialnego w szczególności właściwe opisanie przedmiotu transakcji i w następnej kolejności prawidłowe złożenie wniosku do Ksiąg Wieczystych o wpis.
Wypis i wyrys z rejestru gruntów wyciągniemy w Starostwie Powiatowym powiatu w którym jest położona nieruchomość.
2. Ostateczną decyzję zatwierdzającą podział nieruchomości wraz z wykazem zmian gruntowych który jest załącznikiem do w/w decyzji – Urząd Miasta/Gminy miejsca położenia nieruchomości
UWAGA:
Jeśli przedmiotem sprzedaży jest jedna z wielu działek które składają się na nieruchomość jednak działka ta jest już uwidoczniona w księdze wieczystej należy przedstawić:
1. Wyrys z mapy ewidencyjnej – do uzyskania w Starostwie Powiatowym miejsca położenia nieruchomości
W takiej sytuacji Wyrys należy pobrać dla wszystkich działek, gdyż bez tego dokumentu założenie Księgi Wieczystej nie jest możliwe.
W drugiej kolejności wyrys będzie konieczny w wypadku gdy jest co prawda założóna Księga Wieczysta jednak powierzchnia nieruchomości gruntowej ( jednej lub kilku działek) wpisana do Księgi Wieczystej różni się od powierzchni jaka jest wpisana w wypisie z rejestru gruntów.
W takim wypadku należy pozyskać ze Starostwa Powiatowego wyrys z wypisem z rejestru gruntów w celu sprostowania powierzchni nieruchomości w Księdze Wieczystej.
Co do powierzchni nieruchomości decydujące znaczenie mają dane z ewidencji gruntów ( wypis i wyrys), gdyż to na ich podstawie Sąd prowadzący Księgi Wieczystej dokonuje wpisów powierzchni i numerów działek do działu I Księgi Wieczystej.
Wypis wraz z wyrysem będzie konieczny do okazania w Kancelarii Notarialnej także w wypadku dokonania podziału geodezyjnego nieruchomości. Po dokonanym podziale zawsze należy wyciągnąć wypis i wyrys z rejestru gruntów w celu załączenia tych dokumentów do wniosku wieczystoksięgowego, aby Sąd dokonał stosowanych wpisów i adnotacji. Pozwala to na zachowanie spójności pomiędzy Księgą Wieczystą a Ewidencją Gruntów.
W przypadku sprzedaży, darowizny lub innej transakcji związanej z nowo wydzieloną działką należ także przedstawić mapę z planem podziału sporządzoną przez uprawnionego geodetę opieczętowaną przez Starostwo oraz decyzję Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta zatwierdzającą dokonany podział. Decyzja taka musi mieć adnotację o dacie w jakiej stała się ostateczna.
Są to dokumenty konieczne z uwagi na prawidłowe sporządzenie Aktu Notarialnego w szczególności właściwe opisanie przedmiotu transakcji i w następnej kolejności prawidłowe złożenie wniosku do Ksiąg Wieczystych o wpis.
Wypis i wyrys z rejestru gruntów wyciągniemy w Starostwie Powiatowym powiatu w którym jest położona nieruchomość.