Niezbędne dokumenty:
1. Podstawa nabycia
a) Akt notarialny
Wypisy z aktów jeśli ich nie mamy, można uzyskać w Kancelarii Notarialnej w której dokonywano czynności do 10 lat wstecz od daty aktu notarialnego a później w Sądzie Rejonowym Właściwym ze względu na miejsce położenia nieruchomości. W Kielcach będzie to Sąd Rejonowy w Kielcach VI Wydział Ksiąg Wieczystych znajdujący się przy ul. Malików
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży- w przypadku gdy nabycie nastąpiło w wyniku zakupu nieruchomości,
- wypis aktu notarialnego umowy darowizny w przypadku gdy nabycie nastąpiło w wyniku otrzymania lokalu w darowiźnie,
- wypis aktu notarialnego umowy zniesienia współwłasności, jeśli nabycie nastąpiło w wyniku podziału majątku lub zniesienia współwłasności,
- wypis aktu notarialnego umowy wyodrębnienia i przeniesienia własności w wykonaniu umowy deweloperskiej
- wypis aktu notarialnego umowy przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego wraz z przeniesieniem własności lokalu w przypadku nabycia lokalu w wyniku przekształcenia od Spółdzielni
- wypis aktu notarialnego – Aktu Poświadczenia Dziedziczenia (APD) z którego wynika, że lokal nabyty został w spadku po poprzednim właścicielu.
- wypis aktu notarialnego działu spadku jeśli nabycie nastąpiło w wyniku podziału majątku nabytego w drodze spadku
- wypis aktu notarialnego umowy zamiany jeśli nabycie nastąpiło w wyniku umowy zamiany
- wypis aktu notarialnego umowy dożywocia w przypadku nabycia w drodze dożywocia
- wypis aktu notarialnego umowy przeniesienia własności lokalu w zamian za rentę w przypadku takiej umowy
b) Orzeczenie Sądu
- Orzeczenie Sądu – Postanowienie w sprawie stwierdzenie nabycia spadku- jeśli sprawa spadkowa była prowadzona przed Sądem i z Postanowienia wynika, że nabywca jest następcą prawnym poprzedniego właściciela
- Orzeczenie Sądu- w przedmiocie działu spadku – gdy nabycie nastąpiło poprzez sądowy podział spadku
- Orzeczenie Sądu – w przedmiocie podziału majątku wspólnego – w przypadku gdy nabycie nastąpiło w wyniku sądowego podziału majątku wspólnego pochodzącego z innego źródła niż spadek. Np. podział majątku wspólnego małżonków lub byłych małżonków, podział majątku wspólnego w wyniku ustania spółki cywilnej itp.
- Orzeczenie Sądu – Postanowienie o stwierdzeniu zasiedzenia nieruchomości- jeśli nabycie nastąpiło w trybie zasiedzenia potwierdzonego następnie przez Sąd
c) Akt własności
- Akt Własności Ziemi: Decyzja stwierdzająca nabycie własności w trybie administracyjnym w wyniku uregulowania własności nieruchomości przed 1989 rokiem.
d) Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
- Przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
2. Wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem z kartoteki budynków- Starostwo Powiatowe Wydział Geodezji miejsca położenia nieruchomości
Jest to dokument urzędowy wydawany dla celu wpisu w księdze wieczystej przez Starostwo powiatowe położenia nieruchomości- Wydział właściwy ds. Geodezji. Z treści tego dokumentu wynika jaka jest aktualna powierzchnia nieruchomości gruntowej
w metrach kwadratowych, gdzie nieruchomość jest położona ( województwo, powiat, gmina, miejscowość, obręb,) z jakich działek o jakich numerach ewidencyjnych się składa o jakiej powierzchni są działki i kto jest wpisany do tego rejestru jako właściciel.
W przypadku aktów notarialnych, których przedmiotem jest nieruchomość gruntowa wypis z rejestru gruntów to podstawowy dokument zarówno dla Notariusza jak i dla Sądu, który prowadzi Księgę Wieczystą. Bez tego dokumentu nie jest możliwe dokonanie wpisu w Księdze Wieczystej, a gdy nie ma Księgi Wieczystej lub Księga Wieczysta ma być zakładana dla części nieruchomości ( jednej lub kilku działek) nie jest możliwe założenie Księgi Wieczystej.
Wypis z Rejestru Gruntów jest zatem niezbędny w celu wpisu danych do działu I Księgi Wieczystej, gdyż to ten dokument przesądza o powierzchni nieruchomości, jej położeniu
i charakterze (rolna symbol (R), leśna symbol (Ls), budowlana symbol (B), zurbanizowania nie zabudowana symbol (Bp), przemysłowa symbol (P), drogowa symbol (dr.) itp.
3. Zaświadczenie stwierdzające, że grunt w perspektywie nie jest przeznaczony pod zalesienie – Starostwo Powiatowe miejsca położenia nieruchomości
Ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach wprowadza obowiązek sporządzania tzw. Planów Urządzenia Lasu w tym uproszczonych planów urządzenia lasu. Plany uproszczone jak również decyzje Starosty w zakresie gospodarki leśnej zgodnie z art. 18 i 19 w/w ustawy mogą przewidywać, że nieruchomości gruntowe przeznaczone będą docelowo do zalesienia. W takim wypadku na rzecz Skarbu Państwa przysługuje prawo pierwokupu nieruchomości przeznaczonej na cele leśne. Sprzedaż takiej nieruchomości z pominięciem prawa pierwokupu skutkuje jej nieważnością bezwzględną. Tak więc w interesie wszystkich stron transakcji i bezpieczeństwa obrotu jest to aby pozyskać zaświadczenie które jako dokument przesądza czy dla danej działki lub działek gruntowych jest prawo pierwokupu z tym związane.
4. Zaświadczenie z Urzędu Miasta/Gminy miejsca położenia nieruchomości stwierdzające czy nieruchomość jest objęta Miejscowym Planem Zagospodarowania Przestrzennego, Czy jest objęta strefą rewitalizacji, czy leży na terenie strefy ekonomicznej
Ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach wprowadza obowiązek sporządzania tzw. Planów Urządzenia Lasu w tym uproszczonych planów urządzenia lasu. Plany uproszczone jak również decyzje Starosty w zakresie gospodarki leśnej zgodnie z art. 18 i 19 w/w ustawy mogą przewidywać, że nieruchomości gruntowe przeznaczone będą docelowo do zalesienia. W takim wypadku na rzecz Skarbu Państwa przysługuje prawo pierwokupu nieruchomości przeznaczonej na cele leśne. Sprzedaż takiej nieruchomości z pominięciem prawa pierwokupu skutkuje jej nieważnością bezwzględną. Tak więc w interesie wszystkich stron transakcji i bezpieczeństwa obrotu jest to aby pozyskać zaświadczenie które jako dokument przesądza czy dla danej działki lub działek gruntowych jest prawo pierwokupu z tym związane.
5. Zaświadczenie w przedmiocie stanu zameldowania jeśli nieruchomość jest mieszkaniowa
Jeżeli przedmiotem czynności notarialnej np. (sprzedaży darowizny, zamiany, nabycia w wyniku podziału majątku) jest lokal mieszkalny dokumentem istotnym z punktu widzenia ochrony osoby nabywającej prawo do lokalu jest to, aby w lokalu nikt nie był zameldowany. Mogło by się bowiem okazać, że kupiliśmy lokal z niechcianym lokatorem. Co prawda prawo meldunku nie tworzy prawa do zamieszkiwania w lokalu ale stanowi niejako dowód, że osoba dana zamieszkuje pod tym adresem pod którym jest zameldowana. Z uwagi na ochronę praw lokatorów, która jest dość daleko posunięta dla bezpieczeństwa dokument taki powinien być opisany w akcie notarialnym.
UWAGA:
Jeśli nieruchomość będąca przedmiotem transakcji to nowo wydzielona działka należy dodatkowo przedstawić:
1. Wyrys z mapy ewidencyjnej – do uzyskania w Starostwie Powiatowym miejsca położenia nieruchomości
W takiej sytuacji Wyrys należy pobrać dla wszystkich działek, gdyż bez tego dokumentu założenie Księgi Wieczystej nie jest możliwe.
W drugiej kolejności wyrys będzie konieczny w wypadku gdy jest co prawda założóna Księga Wieczysta jednak powierzchnia nieruchomości gruntowej ( jednej lub kilku działek) wpisana do Księgi Wieczystej różni się od powierzchni jaka jest wpisana w wypisie z rejestru gruntów.
W takim wypadku należy pozyskać ze Starostwa Powiatowego wyrys z wypisem z rejestru gruntów w celu sprostowania powierzchni nieruchomości w Księdze Wieczystej.
Co do powierzchni nieruchomości decydujące znaczenie mają dane z ewidencji gruntów ( wypis i wyrys), gdyż to na ich podstawie Sąd prowadzący Księgi Wieczystej dokonuje wpisów powierzchni i numerów działek do działu I Księgi Wieczystej.
Wypis wraz z wyrysem będzie konieczny do okazania w Kancelarii Notarialnej także w wypadku dokonania podziału geodezyjnego nieruchomości. Po dokonanym podziale zawsze należy wyciągnąć wypis i wyrys z rejestru gruntów w celu załączenia tych dokumentów do wniosku wieczystoksięgowego, aby Sąd dokonał stosowanych wpisów i adnotacji. Pozwala to na zachowanie spójności pomiędzy Księgą Wieczystą a Ewidencją Gruntów.
W przypadku sprzedaży, darowizny lub innej transakcji związanej z nowo wydzieloną działką należ także przedstawić mapę z planem podziału sporządzoną przez uprawnionego geodetę opieczętowaną przez Starostwo oraz decyzję Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta zatwierdzającą dokonany podział. Decyzja taka musi mieć adnotację o dacie w jakiej stała się ostateczna.
Są to dokumenty konieczne z uwagi na prawidłowe sporządzenie Aktu Notarialnego w szczególności właściwe opisanie przedmiotu transakcji i w następnej kolejności prawidłowe złożenie wniosku do Ksiąg Wieczystych o wpis.
Wypis i wyrys z rejestru gruntów wyciągniemy w Starostwie Powiatowym powiatu w którym jest położona nieruchomość.
2. Ostateczną decyzję zatwierdzającą podział nieruchomości wraz z wykazem zmian gruntowych który jest załącznikiem do w/w decyzji – Urząd Miasta/Gminy miejsca położenia nieruchomości
UWAGA:
Jeśli przedmiotem sprzedaży jest jedna z wielu działek które składają się na nieruchomość jednak działka ta jest już uwidoczniona w księdze wieczystej należy przedstawić:
1. Wyrys z mapy ewidencyjnej – do uzyskania w Starostwie Powiatowym miejsca położenia nieruchomości.
W takiej sytuacji Wyrys należy pobrać dla wszystkich działek, gdyż bez tego dokumentu założenie Księgi Wieczystej nie jest możliwe.
W drugiej kolejności wyrys będzie konieczny w wypadku gdy jest co prawda założóna Księga Wieczysta jednak powierzchnia nieruchomości gruntowej ( jednej lub kilku działek) wpisana do Księgi Wieczystej różni się od powierzchni jaka jest wpisana w wypisie z rejestru gruntów.
W takim wypadku należy pozyskać ze Starostwa Powiatowego wyrys z wypisem z rejestru gruntów w celu sprostowania powierzchni nieruchomości w Księdze Wieczystej.
Co do powierzchni nieruchomości decydujące znaczenie mają dane z ewidencji gruntów ( wypis i wyrys), gdyż to na ich podstawie Sąd prowadzący Księgi Wieczystej dokonuje wpisów powierzchni i numerów działek do działu I Księgi Wieczystej.
Wypis wraz z wyrysem będzie konieczny do okazania w Kancelarii Notarialnej także w wypadku dokonania podziału geodezyjnego nieruchomości. Po dokonanym podziale zawsze należy wyciągnąć wypis i wyrys z rejestru gruntów w celu załączenia tych dokumentów do wniosku wieczystoksięgowego, aby Sąd dokonał stosowanych wpisów i adnotacji. Pozwala to na zachowanie spójności pomiędzy Księgą Wieczystą a Ewidencją Gruntów.
W przypadku sprzedaży, darowizny lub innej transakcji związanej z nowo wydzieloną działką należ także przedstawić mapę z planem podziału sporządzoną przez uprawnionego geodetę opieczętowaną przez Starostwo oraz decyzję Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta zatwierdzającą dokonany podział. Decyzja taka musi mieć adnotację o dacie w jakiej stała się ostateczna.
Są to dokumenty konieczne z uwagi na prawidłowe sporządzenie Aktu Notarialnego w szczególności właściwe opisanie przedmiotu transakcji i w następnej kolejności prawidłowe złożenie wniosku do Ksiąg Wieczystych o wpis.
Wypis i wyrys z rejestru gruntów wyciągniemy w Starostwie Powiatowym powiatu w którym jest położona nieruchomość.